E-Ticaret Fatura Entegrasyonu

E-ticaret fatura entegrasyonu nasıl çalışır?

E-ticaret fatura entegrasyonu, siparişten faturaya ve faturadan pazaryerine giden yolu tek bir akışa bağlar. Yol dört adımdan oluşur ve hiçbirinde muhasebe düzeniniz değişmez.

Burada iki işi ayırmak gerekir. Birincisi siparişin ERP'ye eksiksiz taşınmasıdır: müşteri bilgisi, kalemler, tutarlar, KDV, kargo, ödeme bilgisi ve pazaryeri sipariş kodu. Bu bilgilerden biri eksikse fatura ya kesilemez ya da yanlış kesilir. Bulutegra siparişi Nebim V3, Logo, Mikro ya da SAP'a bu bilgilerle yazar; pazaryeri sipariş kodu tekil anahtar olduğu için aynı sipariş ikinci kez yazılmaz ve çift fatura doğmaz. İkinci iş, kesilen faturanın pazaryerine ulaşmasıdır. Pazaryeri fatura entegrasyonu çoğu zaman yalnız bu ikinci iş sanılır, oysa ikincisinin doğru çalışması birincisine bağlıdır.

Önce sipariş pazaryerinden alınır ve müşterisi, kalemleri, kargo firması ve ödeme bilgisiyle ERP'nize yazılır. Ardından fatura ERP'nizde ya da e-fatura sağlayıcınızda, kendi seri ve kurallarınızla kesilir. Üçüncü adımda Bulutegra kesilen faturayı e-Arşiv sağlayıcısından okur ve siparişle eşleştirir. Son adımda fatura, pazaryerinin kabul ettiği yoldan siparişe teslim edilir: Trendyol, Hepsiburada, Çiçeksepeti, Pazarama, PttAVM ve Temu'da sipariş kaydına yüklenir; N11 ve idefix'te siparişin maskeli e-posta adresine ulaşır.

Akış sürekli çalışır. Fatura kesildikten sonra kimsenin bir şey indirip yüklemesi gerekmez; ekibin önüne yalnız istisnalar gelir: reddedilen yükleme ve faturası olmayan sipariş.

Pazaryeri fatura entegrasyonunda eşleştirme neden önemli?

Pazaryeri fatura entegrasyonunda asıl risk faturanın yanlış siparişe gitmesidir. Yanlış siparişe yüklenen fatura başka bir müşterinin bilgisini taşır; iptal edilmiş siparişe yüklenen fatura ise muhasebe ile pazaryeri arasında açıklanması güç bir fark bırakır.

Bulutegra bu yüzden eşleştirmeyi iki anahtarla yapar: siparişin maskeli e-posta adresi ve tutar. Yüklemeden önce faturada yazan pazaryeri adı kontrol edilir; Trendyol siparişi için kesilmiş bir fatura başka bir kanala gitmez. İptal edilen siparişler eşleştirmede atlanır.

Tutarın anahtar olması, siparişin ERP'ye doğru tutarla yazılmasını da önemli kılar. Pazaryeri kuponu, satıcı indirimi ve kargo bedeli faturada nasıl gösterilecekse kurulumda öyle tanımlanmalıdır; müşterinin ödediği tutarla fatura tutarı aynı olduğunda eşleşme kendiliğinden kurulur. Kanal bazında hangi tutarın faturaya gideceği kurulumda belirlenir.

Faturası kesilmeyen siparişler nasıl yakalanır?

Fatura sürecinin görünmeyen yarısı hiç kesilmemiş faturadır. Sipariş kargoya verilmiş, hatta teslim edilmiştir ama fatura kesilmemiştir; bu çoğu zaman müşteri sorduğunda ya da pazaryeri uyardığında fark edilir.

Bulutegra kargolanan ve teslim edilen siparişleri kesilen faturalarla sürekli karşılaştırır. Faturası olmayan siparişler ayrı bir listede durur ve ekibiniz faturayı bu listeden keser. Birkaç gün faturasız bekleyen sipariş için uyarı düşer, böylece liste unutulmaz.

N11 ve idefix'te fatura pazaryerine yüklenmez, siparişin maskeli e-posta adresi üzerinden iletilir. Bu iki kanalda Bulutegra'nın işi kargolanan her siparişin faturası olup olmadığını denetlemektir; eksik olan sipariş aynı listeye düşer.

Liste aynı zamanda bir kontrol aracıdır. Faturası eksik siparişlerin belirli bir kanalda birikmesi, sorunun kaynağını gösterir: kesilmeyi bekleyen bir parti, eksik müşteri bilgisi ya da o kanal için tanımlanmamış bir fatura kuralı gibi.

Fatura güvenliği: müşteri faturasına kim ulaşabilir?

Fatura, müşterinin adını ve adresini taşıyan bir belgedir. Pazaryerine verilen bağlantının numara sırasıyla tahmin edilebilmesi, bir başkasının faturasının indirilebilmesi demektir.

Bulutegra'nın pazaryerine verdiği fatura bağlantıları imzalıdır ve tahmin edilemez. Fatura numarasını değiştirerek başka bir faturaya ulaşmak mümkün değildir. Böylece bir müşterinin faturası, numara denenerek başka biri tarafından bulunamaz; belge yalnız bağlantısı verilen siparişin yolunu izler.

Panel tarafında Yönetici, İçerik, Depo, İade, Muhasebe ve Raporlama rolleri herkesin yalnız kendi işini görmesini sağlar; girişte iki adımlı doğrulama kullanılır. Muhasebe rolündeki kullanıcı sipariş, fatura ve hakediş ekranlarıyla çalışır.

Pazaryeri e-fatura entegrasyonu için hazırlık listesi

Pazaryeri e-fatura entegrasyonunu kurmadan önce şu maddeleri netleştirmek kurulumu kısaltır.

E-fatura sağlayıcısı: Bulutegra bugün QNB eFinans ile çalışır. Başka bir sağlayıcı kullanıyorsanız kurulumdan önce bunu birlikte konuşuruz.

Fatura kuralları: kargo bedelinin faturada ayrı satır mı olacağı, indirim ve kuponun hangi tutarla yazılacağı ERP'nizde tanımlı olsun.

Pazaryeri adı: faturada pazaryeri adının yazıldığından emin olun; yüklemeden önce bu alan kontrol edilir.

Ürün eşleştirmesi: siparişteki kalemler SKU ve barkod üzerinden doğru ürüne bağlı olsun. Yanlış eşleşme yanlış ürüne kesilmiş fatura demektir.

Belge türü: hangi alıcıya hangi belge türünün kesileceği mevzuata ve alıcının durumuna bağlıdır; bu kararı mali müşavirinizle verin.

İade ve iptal: iade ERP'ye ayrı bir hareket olarak yazılır ve iade belgesi kendi muhasebe düzeninizde açılır; iptal edilen siparişe fatura yüklenmez.

Hakediş: pazaryeri hakediş raporu sipariş bazında gelir. Fatura, iade ve hakediş satırı aynı sipariş koduyla bağlı olduğunda mutabakat kolaylaşır; kayıp hakediş ve komisyonu iade edilmeyen iade hakediş takibinde ayrıca izlenir.

Kurulum yöntemi: diğer entegrasyonlarda olduğu gibi sistem önce yalnız okur. Hangi faturanın hangi siparişe gideceğini görür, sayılar tuttuğunda yükleme yetkisini kanal kanal açarsınız.