Hakediş ve Komisyon Mutabakatı: Eksik Ödemeyi Yakalayın

Hakediş ve komisyon mutabakatı, pazaryerinin size ödediği tutarı sipariş sipariş kendi satış kayıtlarınızla karşılaştırmak ve farkları açıklamaktır. Sipariş akışı düzgün çalışan işletmelerde bile ödeme tarafı çoğu zaman kontrol edilmez; "para geliyor" yeterli görülür. Oysa iade edilen ürünün komisyonu geri gelmemiş, bir siparişin ödemesi hiç görünmemiş ya da kesintiler satış tutarını aşmış olabilir. Bu yazı mutabakatın neden gerektiğini, hangi üç fark türünün en sık görüldüğünü ve kontrol akışının nasıl kurulacağını anlatır.

Hakediş nasıl oluşur

Pazaryerinde sattığınız ürünün bedeli önce pazaryerine gider. Pazaryeri komisyonu, kargo bedelini, varsa kampanya katılım payını ve diğer kesintileri düşer; kalan tutar belirli dönemlerde hesabınıza aktarılır. Buna hakediş denir. Dönem uzunluğu, kesinti kalemleri ve oranlar pazaryerine göre değişir; burada rakam vermiyoruz, her pazaryerinin güncel satıcı sözleşmesine bakmakta yarar var.

Kesinti kalemleri de tek tip değildir. Satış komisyonu, kargo bedeli, iade kargo bedeli, kampanya katılım payı, hizmet bedeli ve bazen ceza kalemleri aynı raporda yan yana durur. Her kalemin hangi siparişe ait olduğu raporun biçimine göre kolay ya da zor okunur; bazı pazaryerleri sipariş numarasını her satıra yazar, bazıları toplu kalem verir.

Sorun şuradadır: hakediş raporu sipariş tarihine değil ödeme dönemine göre gelir. Ağustos'ta satılan ürün Eylül raporunda görünür; Ağustos'ta iade edilen ürünün komisyon düzeltmesi belki Ekim'de gelir. Aylık satış toplamıyla aylık hakediş toplamını yan yana koyduğunuzda tutmaması normaldir. Tutmayan tutarın açıklanabilir olup olmadığı ise ancak sipariş bazında eşleştirmeyle anlaşılır.

En sık görülen üç fark

Sahada karşılaşılan farkların büyük kısmı üç başlıkta toplanır. Bulutegra'nın hakediş takibi de bu üç durumu ayrı ayrı işaretler.

Kayıp hakediş

Sipariş teslim edilmiş, iade yok, ama ödeme kaydı hiç görünmüyor. Nedeni bir teknik aksaklık, dönem kayması ya da pazaryeri tarafında askıya alınmış bir kayıt olabilir. Sipariş sayısı yüzlerle ölçüldüğünde tek tek aramak mümkün değildir; sistem "teslim edilmiş ama hakedişi yok" listesini otomatik çıkarır. Listedeki kayıtların bir kısmı sonraki dönemde kendiliğinden kapanır; kapanmayanlar için pazaryerine sorulur. Önemli olan, sorulacak siparişin numarasının elinizde hazır olmasıdır.

Komisyonu iade edilmeyen iade

Müşteri ürünü iade etti, ürün bedeli müşteriye döndü, ama satışta kesilen komisyon size geri gelmedi. Pazaryerlerinin iade komisyonu kuralları farklıdır; bazı durumlarda komisyon iadesi otomatik, bazılarında talep gerektirir. Bu kalem tek başına küçük görünür; ay sonunda toplandığında görünür bir tutar olur. İade akışı düzgün kurulduğunda (ürün barkodla depoya alınır, iade kanala bildirilir) komisyon düzeltmesi de izlenebilir hale gelir; pazaryeri iade yönetimi yazısında bu akışı anlattık.

Eksiye düşen sipariş

Kesintiler satış tutarını aştığında sipariş net olarak eksi bakiye bırakır. Düşük fiyatlı üründe kargo bedeli ve komisyon toplamının satış fiyatını geçmesi tipik örnektir; kampanya döneminde indirimli satılan küçük ürünlerde sık görülür. Bu, mutabakat sorunundan çok fiyatlama sorunudur; ama ilk fark edildiği yer hakediş raporudur. Çözüm fiyat senkronu ve taban fiyat tarafındadır.

Mutabakat "pazaryeri beni kandırıyor mu" sorusu değildir. "Beklediğim tutarla gelen tutar arasındaki farkı kalem kalem açıklayabiliyor muyum" sorusudur.

Mutabakat akışı nasıl kurulur

Elle mutabakat şöyle yapılır: hakediş raporunu indir, satış raporunu indir, iki tabloyu sipariş numarasıyla eşleştir, eşleşmeyenleri ve tutarı farklı olanları işaretle. Bir kanalda, küçük hacimde yapılabilir. Beş kanalda, her biri farklı rapor biçimiyle, her ay tekrarlanması zordur. Çoğu işletmede bu iş "vakit bulunca" yapılır; vakit bulunmaz ve fark birikir. Pazaryerlerinin itiraz süreleri sınırlı olduğu için geç fark edilen eksik ödeme çoğu zaman geri alınamaz. Bu yüzden mutabakat, pazaryeri entegrasyonunun muhasebe tarafındaki en somut getirilerinden biridir.

Entegrasyon platformunda akış şu adımlarla otomatikleşir:

1. Sipariş kaydı: Her sipariş, kanaldan geldiği anda beklenen tutar, komisyon modeli ve kargo bilgisiyle kaydedilir.
2. Hakediş çekimi: Pazaryerinin hakediş kayıtları API üzerinden alınır; her kayıt sipariş numarasıyla eşleştirilir.
3. Karşılaştırma: Beklenen ile ödenen arasındaki fark hesaplanır. Fark açıklanabilir bir kalemse (kargo, kampanya payı) kapatılır; açıklanamıyorsa işaretlenir.
4. Durum ve ticket: İşaretlenen kayda durum verilir (inceleniyor, pazaryerine soruldu, çözüldü), pazaryeri destek talebi numarası ve not eklenir.
5. Kapanış: Düzeltme geldiğinde kayıt kapatılır; gelmezse takipte kalır.

Bulutegra'da bu akış hakediş ve mutabakat takibi sayfasında yürür. Kayıp hakediş, komisyonu iade edilmeyen iade ve eksiye düşen sipariş ayrı listelerdir; her kayda durum, ticket numarası ve not eklenir. Muhasebe rolündeki kullanıcı yalnız bu sayfaları görür; sipariş hazırlama ya da fiyat ekranlarına erişmez. Rollerin kurgusu için güvenlik, 2FA ve roller yazısına bakabilirsiniz.

Kârlılıkla bağlantısı

Mutabakat, kanal kârlılığını doğru ölçmenin ön şartıdır. Ciro üzerinden bakıldığında en çok satan kanal en iyi kanal görünür; komisyon, kargo, iade riski ve KDV düşüldüğünde sıralama değişebilir.

Bulutegra'nın kârlılık sayfası, kanal başına katkıyı KDV, iade riski ve komisyon modeliyle hesaplar. Mutabakat verisi bu hesaba gerçek kesintileri taşır: tahmini komisyon yerine ödenen komisyon, tahmini iade oranı yerine gerçekleşen iade. Böylece "Hepsiburada'da bu kategori bana kalıyor mu" sorusuna gerçek veriyle cevap verilir. Aylık bakış için pazaryeri performans raporları ve KPI yazısındaki ölçütleri kullanabilirsiniz.

ERP tarafında ise sipariş, müşterisi, kalemleri, kargo firması ve ödeme bilgisiyle Nebim V3, Logo, Mikro ya da SAP'ye zaten yazılmıştır. Hakediş kayıtları bu siparişlerle eşleştiğinde muhasebe, pazaryeri alacağını sipariş bazında izleyebilir. Fatura tarafı için pazaryeri e-fatura entegrasyonu yazısı var.

Aylık kontrol listesi

Her dönem kapanışında şu listeyi geçmek, birikmeyi önler:

• Teslim edilmiş ama hakedişi görünmeyen sipariş var mı?
• İade edilen siparişlerde komisyon düzeltmesi geldi mi?
• Eksiye düşen sipariş var mı; hangi ürünlerde yoğunlaşıyor?
• Açık ticket'ların hangileri bir dönemden uzun süredir bekliyor?
• Kampanya katılım bedelleri beklenen tutarla uyuşuyor mu?
• Kargo kesintileri sözleşmedeki koşullarla tutuyor mu?
• Kanal başına net katkı geçen dönemle karşılaştırıldığında düşen kanal var mı?

Bu liste ayda bir saat sürer. Elle yapıldığında günler alan iş, sipariş bazında eşleştirme hazır olduğunda kontrol listesine iner. Açık kayıtların ticket numarasıyla izlenmesi, pazaryeri destek ekibiyle yazışmada da işe yarar: "geçen ay sorduğumuz sipariş" yerine numarayla konuşulur.

Bulutegra ile nasıl çalışır

Bulutegra'da hakediş ve mutabakat takibi, bütün kanallar için tek sayfada toplanır: Trendyol, Hepsiburada, Amazon, N11 ve diğer kanalların hakediş kayıtları sipariş numarasıyla eşleştirilir. Kayıp hakediş, komisyonu iade edilmeyen iade ve eksiye düşen sipariş ayrı listelerde işaretlenir; her kayda durum, ticket ve not eklenir. Kârlılık sayfası gerçek kesintilerle kanal başına katkıyı gösterir. Muhasebe rolü yalnız bu ekranları görür; iki adımlı doğrulama girişleri korur. Yazılım, kurucu şirketin kendi perakende operasyonunda kullanıldığı için bu listeler sahadaki gerçek ihtiyaçtan çıktı. Ayrıntı için Neden Bulutegra? sayfasına bakabilirsiniz.

Kendi hakediş verinizle mutabakat akışını görmek için demo talep edin.