"Sipariş ERP'ye düşmüyor" cümlesi genelde yanlış yeri işaret eder. İnsanlar bağlantının koptuğunu düşünür, oysa sipariş çoğu zaman alınmıştır; yazılamamıştır. Aradaki fark, nereye bakacağınızı belirler.
Yazılamayan sipariş kaybolmaz ama kendiliğinden de yazılmaz. Sebep bulunup giderilene kadar bekler; bu süre boyunca depo o siparişi görmez, fatura kesilmez, kargo çıkmaz. Kanalın teslim süresi ise işlemeye devam eder. Bu yüzden ilk iş tek tek sipariş kurtarmak değil, sebebi daraltmaktır.
İki dakikalık ayrım: okuma mı, yazma mı
Her şeyden önce şunu sorun: sipariş panelde görünüyor mu?
- Görünüyorsa bağlantı çalışıyor demektir; sorun yazma tarafındadır.
- Görünmüyorsa okuma tarafına bakılır.
- Pazaryeri satıcı panelinde de görünmüyorsa sipariş henüz size açılmamış olabilir. Bazı kanallarda sipariş, ödeme doğrulandıktan sonra satıcıya düşer.
Bu ayrımı yapmadan girişilen her kontrol zaman kaybıdır. Yazma tarafındaki bir arızayı erişim bilgisi yenileyerek çözmeye çalışmak, aynı arızayı ertesi gün aynı yerde bulmak demektir.
Sipariş panelde görünüyor ama ERP'ye yazılmıyorsa
Yazma tarafındaki arızaların neredeyse tamamı tek bir yerden çıkar: kayıt, ERP'nin bir kuralını karşılamıyordur. ERP kaydı reddeder, entegrasyon bunu size göstermezse sipariş sessizce bekler. Aşağıdaki başlıklar sıklık sırasındadır.
Cari ve müşteri kaydı
En sık sebep budur. ERP'de sipariş yazmak için bir cari gerekir. Pazaryeri müşterisi ilk kez sipariş veriyorsa ve cari yoksa kayıt durur. Bazı kurulumlar kanal başına tek bir toplu cari kullanır, bazıları müşteri başına açar; hangisi olursa olsun kural tanımlı değilse kayıt yazılmaz.
Kurumsal fatura isteyen siparişlerde iş biraz daha incelir: unvan, vergi dairesi ve vergi numarası ERP'nin beklediği biçimde gelmiyorsa cari açılamaz. Aynı vergi numarasının farklı unvanlarla iki kez gelmesi de sık görülen bir tıkanma sebebidir.
Kontrol edin: bu siparişin müşterisi için ERP tarafında bir karşılık üretilebiliyor mu, üretilemiyorsa hangi alan eksik?
Ürün kodu karşılığı
Siparişteki kalem ERP'de tanımlı değilse kayıt yazılamaz. Bu genelde yeni eklenen, adı değişen ya da kodu elle düzeltilmiş üründe olur. Ürün pazaryerinde yayında, ERP'de yok ya da farklı bir kodla var.
İki incelik işi zorlaştırır. Birincisi varyant düzeyi: üst ürün eşleşmiş ama renk ve beden kırılımı eşleşmemişse yalnız bazı bedenlerin siparişi takılır ve tablo rastgele görünür. İkincisi sipariş içinde gelen ek kalemler; kampanya hediyesi ya da set içinden gelen bir kalemin ERP'de ayrı bir kodu olması gerekir. Eşleştirmenin nasıl kurulduğu SKU ve barkod ile ürün eşleştirme yazısında ayrıntılı anlatılıyor.
Kontrol edin: siparişteki bütün kalemler ERP'de bulunuyor mu, eşleşme varyant düzeyinde mi?
Zorunlu alanlar
ERP tarafında zorunlu tutulan bir alan boş geliyorsa kayıt reddedilir. En sık karşılaşılanlar: vergi bilgisi, ödeme tipi, kargo firması tanımı, depo kodu, sipariş tipi. Kurumsal fatura isteyen siparişlerde alan sayısı arttığı için arıza da orada yoğunlaşır; faturanın hangi bilgiyle kesildiği pazaryeri e-fatura entegrasyonu yazısının konusu.
Kontrol edin: ERP bu sipariş tipi için hangi alanları zorunlu tutuyor, bunların hepsi kanaldan geliyor mu?
Kargo firması ve depo tanımı
Kargo firmasını çoğu zaman kanal belirler. Kanal sözleşmeli firmasını değiştirdiğinde ya da yeni bir firma eklediğinde, ERP'de karşılığı olmayan bir firma adı gelir ve kayıt durur. Aynı şey depo için de geçerlidir: siparişin hangi depodan karşılanacağı tanımlı değilse yazma tamamlanmaz. Kargo tarafının nasıl kurulduğu kargo entegrasyonu yazısında.
Belirti nettir: yalnız belirli bir kargo firmasıyla gelen siparişler takılıyorsa sebebi başka yerde aramayın.
Bölünmüş paket
Tek sipariş birden fazla pakete bölündüğünde, sipariş numarasını izleyen bir kurulum ya eksik kalem yazar ya da aynı kaydı iki kez üretir. İkisi de ay sonunda mutabakatta karşınıza çıkar ve o noktada hangi kalemin nereye gittiğini çözmek günler alır.
Kontrol edin: izlenen numara sipariş numarası mı, paket numarası mı?
ERP o an cevap vermiyorsa
Bakım, yedekleme, dönem kapanışı ya da geçici bir erişim sorunu sırasında ERP yazmayı kabul etmez. Bu, kuralla ilgili bir arıza değildir ve kendiliğinden geçer. Önemli olan, o aralıkta gelen siparişlerin kaybolmamasıdır: kayıt sebebiyle birlikte bekler, sorun giderildiğinde tekrar denenir. Bu davranışın olup olmadığını arıza anında değil, kurulumda öğrenin.
Sipariş panelde de görünmüyorsa
Okuma sessizce durmuş olabilir
Sipariş tarafında duruş kendini tek bir şeyle belli eder: sayı düşer. Dün akan kanaldan bugün hiç kayıt gelmemiştir, ama ekranda kırmızı bir işaret yoktur. Bunu satış yokluğundan ayırmanın yolu pazaryeri satıcı paneliyle karşılaştırmaktır; orada sipariş duruyor sizde yoksa okuma durmuş demektir. Kanalın en son ne zaman sipariş çektiği kayıtlıysa bu karşılaştırmaya girmeniz bile gerekmez.
Yetki kapsamı değişmiş olabilir
Bir bağlantının bütün kapıları aynı anda kapanmaz. Sipariş okuma yetkisi düştüğünde stok ve fiyat gönderimi çalışmayı sürdürebilir; panel olağan görünür, yalnız sipariş listesi boş kalır. Satıcı hesabında yetki kapsamı daraltıldığında ya da bağlantıyı kuran kullanıcı değiştiğinde de sonuç aynıdır. Bu yüzden kimin hangi yetkiyle bağlandığı kayıt altında olmalı; arıza anında ilk bakılacak yer orasıdır.
Tarih ve durum filtresi
Bazı kurulumlar yalnız belirli durumdaki siparişleri alır. Durum tanımı pazaryeri tarafında değiştiğinde ya da kanal yeni bir durum eklediğinde, filtre dışında kalan siparişler hiç görünmez. Filtrenin ne olduğunu bilmiyorsanız önce onu öğrenin; bu tek soru bazen aramayı bitirir.
Üçüncü tablo: yazıldı ama doğru yazılmadı
Bir siparişin hiç yazılmaması kadar sık olmasa da, yanlış yazılması daha pahalıdır; çünkü fark edilmesi haftalar alır. Üç belirti tanıdıktır: siparişte olan bir kalem ERP'de yok, aynı sipariş iki kez yazılmış, ya da kargo firması ile ödeme tipi ERP'de yanlış karşılığa oturmuş.
İlk ikisinin sebebi genelde bölünmüş pakettir. Üçüncüsü eşleme tablolarındaki boşluktan çıkar: kanalın kullandığı ad ile ERP'nin beklediği kod arasında karşılık tanımlanmamıştır. İptal ve kısmi iade geldiğinde bu boşluk büyür; akışın tamamı sipariş iptal ve kısmi iade akışı yazısında.
En hızlı yöntem: düşmeyenleri yan yana koyun
Bütün siparişler düşmüyorsa bağlantıya bakın. Bazıları düşüp bazıları düşmüyorsa bağlantı sağlamdır ve ortak özelliği aramak gerekir. Düşmeyen son beş siparişi alın; müşteri tipi, ödeme tipi, kargo firması, ürünler ve paket sayısı yan yana konduğunda ortak alan neredeyse her zaman ilk bakışta çıkar.
Belirtiden sebebe giden kısa yol şöyle işler:
- Bugün hiçbir kanaldan sipariş gelmiyorsa: okuma tarafı, büyük ihtimalle bağlantı ya da yetki.
- Yalnız bir kanal sessizse: o kanalın erişim bilgisi ya da durum filtresi.
- Yalnız kurumsal faturalı siparişler takılıyorsa: zorunlu alanlar ve cari kuralı.
- Yalnız yeni ürün içeren siparişler takılıyorsa: ürün kodu karşılığı.
- Yalnız çok kalemli siparişler takılıyorsa: bölünmüş paket.
- Yalnız belirli bir kargo firması takılıyorsa: kargo firması tanımı.
Kalıcı çözüm: sessiz düşmeyi bitirin
Asıl sorun bir siparişin yazılamaması değil, yazılamadığının fark edilmemesidir. Yazılamayan kayıt sebebiyle birlikte bir listede durmalı, o liste boş değilse uyarı üretmeli ve sebep giderildiğinde kayıt tekrar denenmelidir. Buna her kanal için son çalışma zamanını eklerseniz, yukarıdaki bütün maddeler "arıza avı" olmaktan çıkıp günlük iki dakikalık bir kontrole iner.
Yeni bir kuruluma geçiyorsanız aynı disiplini devirden önce kurun. Sistem bir süre yalnız okurken kaç siparişin hangi sebeple yazılamayacağını görürsünüz; yöntem gölge mod entegrasyon testi yazısında anlatılıyor. Stok tarafındaki ikiz arıza için pazaryerinde stok güncellenmiyor yazısına bakabilirsiniz.
Bulutegra'da sipariş ERP'ye yazılamadığında kayıt kaybolmaz; sistem sağlığı ekranında sebebiyle birlikte bekler ve sorun giderildiğinde tekrar denenir. Kanal izleme sürekli çalıştığı için sessiz kalan kanal uyarıya düşer, bildirim telefona gelir. Panelin tamamını Neden Bulutegra? sayfasında görebilir ya da demo talep edin.
Sık sorulan sorular
Sipariş neden ERP'ye düşmüyor?
Bağlantı koptuğu için değil, çoğunlukla kaydın ERP tarafındaki bir kuralı karşılamadığı için düşmez. Eksik cari bilgisi, ERP'de karşılığı olmayan ürün kodu, tanımsız kargo firması ya da zorunlu bir alanın boş olması kaydı durdurur. Bu durumda sipariş alınmıştır ama yazılamamıştır.
Bazı siparişler düşüyor bazıları düşmüyorsa sebep ne?
Bu, bağlantı sorunu olmadığının en net işaretidir. Düşmeyenlerin ortak bir özelliği vardır: aynı kargo firması, aynı ödeme tipi, yeni eklenmiş bir ürün ya da bölünmüş paket. Düşmeyen beş siparişi yan yana koyup ortak alanı aramak en hızlı yoldur.
Bölünmüş paket neden sorun çıkarır?
Bazı pazaryerlerinde tek sipariş birden fazla pakete bölünür ve kargo, fatura, durum takibi paket üzerinden yürür. Sipariş numarasını izleyen bir kurulum bölünmede ya eksik kalem yazar ya da aynı siparişi iki kez yazar. Doğrusu paket numarasını izlemektir.
