Hepsiburada Entegrasyonu: Listeleme, Sipariş ve İade Akışı

Hepsiburada entegrasyonu, Hepsiburada Satıcı Paneli'ndeki listeleme, sipariş, kargo ve iade işlerini Hepsiburada'nın satıcı API'si üzerinden kendi e-ticaret altyapınıza ve ERP'nize bağlar. Sipariş geldiğinde ERP'ye yazılır, stok değiştiğinde listeleme güncellenir, iade talebi depoya kadar izlenir. Hepsiburada'nın diğer pazaryerlerinden ayrılan yanı, ürün kartı ile listelemeyi iki ayrı katman olarak tutması ve kargoyu kendi ağıyla yürütmesidir. Bu yazıda o farkları ve entegrasyonun bunlara nasıl uyum sağladığını anlatıyoruz.

Katalog ve listeleme: iki ayrı katman

Hepsiburada'da bir ürünü satmak iki ayrı işten oluşur. Birincisi ürün kartıdır: başlık, açıklama, görseller, kategori öznitelikleri ve barkod. Bu kart ortak katalogda durur, aynı ürünü satan herkes aynı kartı paylaşır. İkincisi listelemedir: sizin o karta bağladığınız satıcı stok kodu, fiyat, stok ve hazırlık süresi. Ürün kartı bir kez onaylanır; listeleme ise her gün değişir.

Bu ayrım entegrasyon tasarımını doğrudan etkiler. Ürün kartı gönderimi bir onay sürecinden geçer; kategori ekibi kartı inceler, eksik öznitelik varsa geri döner. Listeleme güncellemesi ise onay beklemez, stok ve fiyat neredeyse anında yansır. Entegrasyonun iki ayrı kanalı da doğru kullanması gerekir: yeni ürünü katalog akışından, günlük stok ve fiyatı listeleme akışından göndermek.

Katalogda zaten var olan bir ürünü (örneğin bilinen bir markanın telefonu ya da kitabı) satıyorsanız yeni kart açmanız gerekmez; barkodla mevcut karta bağlanır, yalnızca listelemenizi oluşturursunuz. Kendi markanızı satıyorsanız kartı siz açarsınız ve kart kalitesi sıralamayı etkiler. Pazaryeri ürün içeriği ve kalite puanı yazısında kart kalitesini neyin belirlediğini anlattık.

Sipariş akışı ve paketleme adımları

Hepsiburada siparişi kalem bazlı verir ve satıcının paketleme adımını beklemektedir. Sipariş düştüğünde önce "yeni" durumunda görünür; siz kalemleri bir pakete alır, paketleme işlemini yaparsınız. Paketleme yapılmadan kargo etiketi üretilmez. Bu adım, Trendyol'un hazır paket veren modelinden farklıdır; kontrol sizdedir ama unutulursa sipariş bekler. Sahada akış şöyle ilerler:

1. Sipariş "yeni" durumunda düşer; entegrasyon kalemleri, müşteriyi ve ödeme bilgisini ERP'ye yazar.
2. Depo hangi kalemlerin birlikte çıkacağına karar verir; entegrasyon kalemleri pakete alır ve paketleme işlemini Hepsiburada'ya bildirir.
3. Paket numarası oluşur, kargo etiketi bu numarayla basılır.
4. Fatura ERP'de kesilir; fatura Hepsiburada'ya iletilir.
5. Kargo firması paketi teslim alınca durum "kargoda" olur; teslimatla birlikte "teslim edildi" görünür.
6. Ürün yoksa kalem iptal edilir; iptal gerekçesi seçilir ve satıcı performansına işlenir.

Paketleme adımı, bölünmüş gönderimin de yeridir. Üç kalemden ikisi bugün, biri yarın çıkacaksa iki ayrı paket açarsınız. Entegrasyon her paketi ayrı kargo ve fatura satırı olarak izler; müşteriye tek sipariş, size iki sevkiyat görünür.

Çok kanallı çalışan işletmelerde bu akışın Trendyol, Amazon ve kendi siteden gelen siparişlerle tek listede durması gerekir. Bunu nasıl kurduğumuzu çoklu kanal sipariş yönetimi yazısında bulabilirsiniz.

HepsiJet ve kargo modeli

Hepsiburada'nın kargo tarafındaki en belirgin farkı kendi kargo ağı HepsiJet'tir. Çoğu bölgede sipariş HepsiJet ile taşınır; belirli ürün gruplarında ve bölgelerde anlaşmalı diğer kargo firmaları devreye girer. Kargo firması seçimi genelde satıcıya değil Hepsiburada'nın kurallarına bağlıdır; entegrasyon paket için atanan firmayı okur, etiketi ona göre basar.

Bir de teslimat süresi vardır. Ürün kartındaki hazırlık süresi, müşteriye gösterilen teslim tarihini belirler. Hazırlık süresini kısa tutup geç kargoya vermek performansı düşürür; uzun tutmak satışı düşürür. Entegrasyon, hazırlık süresini ürün bazında yönetmenize ve kalan süreyi sipariş listesinde görmenize izin verir. Bulutegra'nın sipariş ekranında kanal sekmeleri arasında Hepsiburada'yı seçtiğinizde, kargoya verme süresi yaklaşan paketler en üste gelir.

Hepsiburada'nın depo hizmeti olan lojistik modelini kullanıyorsanız (ürünün Hepsiburada deposundan çıkması) stok iki yerde durur: sizin deponuzda ve Hepsiburada deposunda. Entegrasyonun iki stoğu ayrı izlemesi ve toplam stoğu diğer kanallara doğru yansıtması gerekir. Bu konu çoklu depo ve stok yönetimi yazısının konusu.

Fiyat, kampanya ve rekabet

Hepsiburada'da da aynı ürün kartını birden fazla satıcı satar ve "sepete ekle" düğmesini biri alır. Fiyat, teslimat süresi ve satıcı puanı hesaba girer. Entegrasyon tarafında fiyat matrisi burada işe yarar: Hepsiburada listeleme fiyatınızı liste ve satış fiyatı olarak ayrı görür, taban fiyatın altına inmenizi engeller.

Kampanya mantığı ise iki koldan işler. Birincisi sizin tanımladığınız indirimler; ikincisi Hepsiburada'nın dönemsel kampanyaları ve satıcı katılımı istediği etkinlikler. Kampanyaya katılırken komisyon modeli değişebilir; katıldığınız fiyatın KDV, komisyon ve iade riski sonrası ne bıraktığını kampanya hesaplayıcıyla önceden görmek gerekir. Kampanya dönemlerinde stok da baskı altındadır; hızlı satılan ürünün diğer kanallardan zamanında çekilmesi için stok senkronunun sıkı çalışması şarttır.

Soru-cevap, iade ve ödeme takibi

Ürün sayfasındaki müşteri soruları satıcıya yönlendirilir ve yanıt bekler. Yanıtsız soru, dönüşümü ve satıcı puanını etkiler. Soruları tek gelen kutusunda görmek, telefon ya da WhatsApp'tan gelen mesajlarla birlikte yanıtlamak zamandan kazandırır; Bulutegra CRM modülü Hepsiburada sorularını, WhatsApp Business API mesajlarını ve e-postayı aynı kutuda toplar.

İade akışı müşteri tarafından Hepsiburada üzerinden başlatılır. Talep açılır, ürün size gönderilir; depoda kontrol edip onaylar ya da gerekçeli reddedersiniz. Onaylanan iadede ödeme müşteriye Hepsiburada tarafından yapılır, tutar ve komisyon sizin ödemenizden düşülür. Kayıp ürün, hasarlı iade ve komisyonu iade edilmeyen iade, mutabakatta en çok takılan kalemlerdir.

Ödemeler dönemsel yapılır ve her dönemde satış, komisyon, kargo bedeli ve iade kesintileri ayrı satırlarda gelir. Entegrasyon bu satırları siparişle eşleştirir; eşleşmeyen satır "kayıp hakediş" olarak işaretlenir. Bulutegra bu kayıtları durum, ticket ve not alanlarıyla izler; muhasebe rolündeki kullanıcı yalnızca bu ekranı görür ve ay sonunda satıcı paneline girmeden mutabakatı kapatır.

Bulutegra ile nasıl çalışır

Bulutegra Hepsiburada'ya satıcı API'si üzerinden bağlanır. Kurulum dört adımda ilerler: Bağla (satıcı bilgileri girilir, listelemeler okunur; yarım gün), Eşleştir (satıcı stok kodunuz ve barkodunuz kendi SKU'nuzla bire bir bağlanır; bir ile üç gün), İzle (gölge mod: sistem bir iki hafta yalnızca okur, hiçbir şey yazmaz; siparişleri ve stok hareketlerini mevcut düzeninizle karşılaştırırsınız), Devret (paketleme, stok ve fiyat yazma yetkisi Hepsiburada için açılır). Aynı yazılım kurucu şirketin kendi çok kanallı perakende operasyonunda kullanıldı; paketleme adımının unutulması, bölünmüş sevkiyat ve iade eşleştirme gibi sorunlar orada çözüldü.

Devirden sonra Hepsiburada siparişleri Nebim V3, Logo, Mikro ya da SAP'ye müşterisi, kalemleri, kargo firması ve ödeme bilgisiyle yazılır. Sahiplik bayrağı sayesinde hangi ürünün Hepsiburada listelemesini Bulutegra'nın, hangisini dış bir sistemin yönettiğini ürün bazında belirlersiniz; böylece geçiş dönemi çakışması yaşanmaz. Kurulum adımlarının tamamını entegrasyon kurulumu: 4 adım yazısında, çözümlerin tamamını ise çözümler bölümünde bulabilirsiniz.

Hepsiburada mağazanızı kendi sisteminize bağlamak için demo talep edin; kurulum planını mevcut altyapınıza göre birlikte çıkaralım.