HepsiJet'e Kargo Nasıl Verilir? Hepsiburada Termin Süresi

Hepsiburada'da kargo süreci, sipariş düştüğü anda başlar ve paket müşteriye teslim edilip iade süresi kapanınca biter. Bu sürecin merkezinde HepsiJet vardır: Hepsiburada'nın kendi teslimat ağı. Sipariş geldiğinde Hepsiburada kargo firmasını atar, siz paketi oluşturup etiketi basar, kuryeye ya da şubeye teslim edersiniz; sonrasında her durum değişikliği hem müşteriye hem size yansır. Bu yazı bu akışın her adımını ve entegrasyonun hangi noktada devreye girmesi gerektiğini anlatıyor. Hepsiburada'nın genel işleyişi için Hepsiburada entegrasyonu yazımıza bakabilirsiniz.

HepsiJet'i diğer kargolardan ayıran ne?

Klasik kargo firmasıyla çalışırken firmayı siz seçersiniz, sözleşmeyi siz yaparsınız, etiketi kendi kargo panelinizden basarsınız. HepsiJet'te bu üç iş pazaryerinin içinde olur. Sipariş anında Hepsiburada "bu paket HepsiJet ile gidecek" der, kargo barkodu ve etiket sipariş kaydıyla birlikte gelir, kurye sizden alır ya da siz teslim noktasına götürürsünüz.

Bunun size etkisi üç başlıkta toplanır:

• Seçim sizde değil. Hangi siparişin hangi kargoyla gideceğini Hepsiburada belirler. Bölge, ürün boyutu ve sözleşmeniz sonucu etkiler.
• Etiket sipariş kaydının parçasıdır. Kargo etiketi ayrı bir sistemden değil, siparişle birlikte üretilir. Entegrasyon bu etiketi doğrudan yazdırabilmelidir.
• Durum bilgisi çift yönlüdür. Paketi kuryeye verdiğinizde bunu siz bildirirsiniz; teslimat, teslim edilemedi ya da iade durumlarını ise HepsiJet bildirir. Her iki yönü de izlemek gerekir.

Bu üç fark, Hepsiburada operasyonunu Trendyol ya da Amazon'dan farklı kılar. Aynı depodan üç pazaryerine paket çıkıyorsa her birinin etiket ve durum mantığı ayrı ayrı bilinmelidir.

Siparişten teslimata paket akışı

Bir paketin Hepsiburada'da geçtiği durumlar, sırayla şöyle özetlenebilir:

1. Sipariş oluştu. Müşteri ödemeyi yaptı, sipariş satıcı paneline düştü. Kargoya verme süresi bu andan itibaren işlemeye başlar.
2. Paket hazırlanıyor. Siz ya da entegrasyonunuz siparişi paketledi olarak işaretler. Aynı siparişteki ürünler ayrı zamanlarda hazırsa paket bölünebilir; bu durumda her parça ayrı etiket alır.
3. Etiket basıldı. HepsiJet kargo barkodu paketle eşleşti. Etiketin üzerinde alıcı, sipariş kodu ve barkod olmalıdır; yanlış etiket paketin yanlış adrese gitmesi demektir.
4. Kuryeye teslim edildi. Kurye paketi aldı ya da siz şubeye bıraktınız. Bu adımı Hepsiburada'ya bildirmek sizin işinizdir; bildirmezseniz paket sistemde hâlâ "hazırlanıyor" görünür ve termin süresi aşılmış sayılabilir.
5. Yolda. Paket aktarma merkezinden geçer, teslimat bölgesine ulaşır. Bu durumlar HepsiJet tarafından güncellenir.
6. Teslim edildi. Müşteri paketi aldı. İade süresi bu tarihten itibaren işler; hakediş de bu tarihe göre döneme girer.
7. İstisna durumları. Teslim edilemedi, alıcı reddetti, adres hatalı, hasarlı paket. Her biri farklı bir aksiyon ister.

Sahada en çok atlanan adım dördüncüdür. Paketi kuryeye veren depo çalışanı bunu sisteme işlemeyi unutursa Hepsiburada tarafında geç kalmış görünürsünüz ve puanınız düşer. Entegrasyonun bu bildirimi etiket basıldığı ya da barkod okutulduğu anda otomatik yapması bu riski ortadan kaldırır.

Termin süresi ve operasyon puanı

Hepsiburada her siparişe bir kargoya verme süresi biçer. Bu süre ürün, kategori ve satıcı ayarlarınıza göre değişir; kesin değeri satıcı panelinizde görürsünüz. Süre içinde kuryeye teslim edilmeyen paket önce uyarı alır, sonra iptal riskine girer ve operasyon puanınızı etkiler.

Termin süresini yönetmek için üç şey gerekir:

• Kalan süreyi görmek. Paket listesinde "kaç saat kaldı" bilgisi olmadan öncelik veremezsiniz.
• Toplu işlem. Yüz paketi tek tek işaretlemek yerine barkodla okutup toplu halde "kuryeye verildi" demek.
• Tatil ve mesai ayarı. Hafta sonu ve resmî tatilde depo çalışmıyorsa teslim süresini buna göre ayarlamak; aksi halde pazartesi sabahı süresi dolmuş paketlerle karşılaşırsınız.

Bir de çok kanallı satıcıya özgü bir tuzak var. Aynı ürün Trendyol'da ve Hepsiburada'da aynı anda satıldığında depo hangisini önce hazırlayacağını bilmek zorundadır. İki pazaryerinin termin süreleri farklı işler; birinde süresi dolmak üzere olan paket diğerinde henüz rahat görünebilir. Tüm kanalların paketlerini kalan süreye göre tek listede sıralamak bu kararı depoya bırakmaz, sistem verir.

Operasyon puanı yalnızca termini değil, iptal oranını, teslim edilemeyen paket oranını ve müşteri şikâyetlerini de içerir. Bu ölçütlerin genel mantığını pazaryeri performans raporları ve KPI yazısında ele alıyoruz.

Teslim edilemeyen paket ve iade

Her paket müşteriye ulaşmaz. HepsiJet kurye birkaç deneme yapar, ulaşamazsa paketi satıcıya geri getirir. Bu süreçte dikkat edilmesi gereken noktalar:

• Stok geri alma zamanı. Paket size geri dönene kadar ürün "satıldı" durumundadır. Depoya girdiği anda barkodla kabul edip stoğa geri almalısınız; aksi halde satılabilir ürün rafta bekler.
• Kargo bedeli. Teslim edilemeyen paketin kargo bedeli bazı durumlarda satıcıdan kesilir. Hakediş raporunda bu kalemi ayrıca izlemek gerekir.
• Müşteri iadesi. Teslim edildikten sonra müşteri iade talebi açarsa HepsiJet paketi müşteriden alıp size getirir. İade kabulü, ürün kontrolü ve onay adımları sizin tarafınızda yürür.

Hasarlı paket ayrı bir başlıktır. Müşteri paketi hasarlı aldığını bildirirse sorumluluk paketleme ile taşıma arasında paylaşılır. Paketleme fotoğrafı ve çıkış kaydı tutmak, itiraz aşamasında elinizi güçlendirir.

İade kabulünü barkodla yapmak, yanlış ürünün ya da eksik parçanın iadesini daha depoda yakalamanızı sağlar. Bu akışın tamamı pazaryeri iade yönetimi ve iade portalı yazısında anlatılıyor.

Hepsiburada'da kargo sürecinin iyi işlemesi, etiket basmaktan çok durum bildirimini zamanında yapmaya bağlıdır. Geç bildirilen paket, geç gönderilen paketle aynı cezayı alır.

Entegrasyonun üstlenmesi gereken işler

Tüm bu akışı elle yönetmek küçük hacimde mümkün, büyüdükçe imkânsızdır. İyi bir entegrasyon şu işleri devralır:

• Siparişi düştüğü anda ERP'ye kargo firması bilgisiyle birlikte yazmak.
• HepsiJet etiketini sipariş kaydıyla birlikte çekip toplu yazdırmak. Çoklu pazaryeri etiketlerinin tek ekrandan basılmasını kargo etiketi ve toplu yazdırma yazısında anlatıyoruz.
• Barkod okutulduğunda "kuryeye verildi" durumunu Hepsiburada'ya otomatik bildirmek.
• Teslimat ve teslim edilemedi durumlarını HepsiJet'ten okuyup sipariş kaydına işlemek.
• Termin süresi yaklaşan paketleri listenin başına almak ve uyarı vermek.
• Teslim edilemeyen paket depoya girince stoğu geri açmak.

Bu listedeki her madde, Hepsiburada'da bir puan kaybı ya da bir para kaybı noktasına karşılık gelir.

Bulutegra ile nasıl çalışır?

Bulutegra, Hepsiburada API'si üzerinden siparişi kargo firması ve HepsiJet barkoduyla birlikte çeker, ERP'nize müşteri, kalem ve kargo bilgisiyle yazar. Sipariş ekranında Hepsiburada sekmesi altında kalan termin süresine göre sıralama yapar; etiketler toplu basılır, depo barkodu okuttuğunda "kuryeye verildi" bildirimi otomatik gider. HepsiJet'ten gelen teslimat ve teslim edilemedi durumları sipariş kaydına düşer; iade portalı üzerinden gelen iade talebi barkodla depo kabulüne bağlanır ve stok geri açılır. Kanal izleme Hepsiburada bağlantısını sürekli kontrol eder; sessiz kalan kanal uyarıya düşer ve telefonunuza bildirim gelir. Depo rolündeki kullanıcı yalnızca paket ve iade ekranlarını görür.

Hepsiburada operasyonunuzun Bulutegra ile nasıl aktığını görmek için demo talep edin ya da desteklenen tüm kanallar için kanallar bölümüne bakın.