Asistan: ne işe yarar, nasıl kullanılır

Asistan nedir?

Asistan, panel verinize soru sorduğunuz bir sohbet kutusudur. Kurallı çalışır: sorunuzu tanıdığı kalıplarla eşleştirir ve cevabı paneldeki güncel veriden üretir. Dış bir yapay zekâ servisi kullanmaz. Cevapları Türkçedir.

Asistanı iki yerden açarsınız:

• Sol menüde Asistan.
• Her sayfanın sağ alt köşesindeki sohbet düğmesi. Açılan küçük pencerenin başlığındaki Tam sayfada aç simgesi asistan sayfasına götürür.

Asistanın kısa tanıtım filmini asistan sayfasının sağ üstündeki Tanıtım filmi düğmesinden ya da sohbet penceresinin başlığındaki film simgesinden izleyebilirsiniz.

Sorunuzu alttaki kutuya yazıp Enter'a ya da kutunun sağındaki Gönder düğmesine basın. Yeni satıra geçmek için Shift+Enter kullanın; kutu uzun mesajlarda kendiliğinden büyür. Cevap hazırlanırken sohbette "Soru inceleniyor…", "Veriler kontrol ediliyor…" ve "Yanıt hazırlanıyor…" satırları sırayla görünür. Mesajlar güne göre Bugün, Dün ya da tarih başlığıyla gruplanır; asistanın cevabında saat yazar, mesajın üzerine gelince tam tarih çıkar.

İlk açılış ve örnek sorular

Sohbet boşken asistan sizi "Merhaba, size nasıl yardımcı olabilirim?" diye karşılar ve konu başlıklı örnek soruları düğme olarak gösterir: siparişler, stok, fiyat, pazar yerleri ve raporlar gibi. Bir örneğe dokunduğunuzda soru doğrudan gönderilir. Asistan sayfasında altı, küçük sohbet penceresinde dört örnek görünür.

Nasıl sorulur?

• Türkçe yazın. Cümle içindeki "order", "stock" gibi İngilizce kelimeleri de anlar; tamamen İngilizce sorular cevaplanmak üzere sıraya alınır.
• Türkçe karakter şart değildir: "siparis", "stogu" gibi yazımları da anlar.
• Kısa yazın. Sipariş numarası, ürün kodu ve pazar yeri adı çoğu soru için yeterlidir.
• "yardım" yazarsanız sorabileceğiniz örnekleri listeler.
• "merhaba", "teşekkürler", "iyi geceler", "neler yapabilirsin" gibi kısa mesajlara kısa bir karşılık ve birkaç örnek soruyla cevap verir; bu mesajlar sıraya alınmaz.
• Sorunuz birkaç duruma uyuyorsa asistan numaralı seçenekler sunar; ilgili numarayı yazmanız yeterlidir.

Neleri cevaplar?

• Sipariş durumu: Sipariş ya da paket numarası yazın. Siparişin ERP'deki kodunu, ERP'ye ne zaman aktarıldığını ve aynı sipariş ERP'de birden fazla açılmışsa mükerrer uyarısını verir.
• Ürün ve stok: Ürün kodu ya da barkod yazın. Kaynak katalogdaki stoğu ve her kanaldaki kaydı (stok, satış fiyatı, satışta mı) gösterir. Pazar yeri adını eklerseniz yalnız o kanalı listeler.
• Satış özeti: "bugün kaç sipariş", "bu hafta kaç sipariş geldi".
• Kargoya verilecekler: Kargolanmayı bekleyen siparişleri listeler.
• Satışta olup stoğu olmayanlar: Pazar yeri adıyla sorun; o kanalda satışta görünen ama sizde stoğu olmayan ilanları listeler.
• n11 onay ve ret durumu: n11'de onay bekleyen ya da reddedilen ilanları ve ne yapılacağını söyler.
• Yeni ürünlerin durumu: Yeni bir ürünün hangi kanallarda açıldığını söyler.

Cevaplar okunur biçimde gelir: önemli bilgiler kalın yazılır, adımlar ve listeler madde ya da numara olarak gösterilir. Liste isteyen sorularda cevabın içinde Excel dosyası kartı çıkar; karta basınca dosya iner.

Asistandan iş istemek

Asistandan bir iş istediğinizde önce ne yapacağını sohbette kısaca gösterir ve Emin misiniz? diye sorar. Evet, uygula'ya bastığınızda (ya da "evet" yazdığınızda) işi yapar ve sonucu aynı sohbete yazar; Vazgeç derseniz hiçbir şey değişmez. Bu kural her rol için geçerlidir; onay için başka bir sayfaya gitmeniz gerekmez.

• Onay yalnız gösterilen önizleme için ve 10 dakika geçerlidir. Süre dolarsa ya da yeni bir iş isterseniz eski düğmeler kalkar, yerine kısa bir durum satırı görünür.
• Aynı onay iki kez uygulanmaz; sayfayı yenileseniz de durum aynı görünür.
• Her onay ve vazgeçme kararı, kimin verdiğiyle birlikte kayda geçer.

Asistandan isteyebileceğiniz işler:

• Siparişi ERP'ye aktarmak: "10000000001 siparişini ERP'ye aktar". Sipariş ERP'de zaten kayıtlıysa önizleme, yeniden yazmanın ERP'de ikinci bir sipariş açacağını ve ürünün iki kez sevk edilebileceğini ayrıca söyler.
• Stok ve fiyat göndermek: "ABC-1001 n11 stok ve fiyat gönder". Pazar yeri adını yazmazsanız asistan "Hangi pazar yerinde?" diye sorar.
• Satışa kapatmak ya da açmak: "ABC-1001 Trendyol'da satışa kapat", "ABC-1001 Trendyol'da satışa aç". Kanalda stoğu sıfırlamak yerine bu yol kullanılır; asıl stok ana kataloğunuzda düzeltilir.
• Fiyatı yüzdeyle değiştirmek: "ABC-1001 fiyatını tüm kanallarda %5 artır". Önizleme her kanal için eski ve yeni fiyatı, fren bandını ve kârlılık tabanını gösterir; her kanal kendi fiyatından hesaplanır.
• Eksik kanallarda açmak: "ABC-1001 eksik kanallarda aç". Ürün, ilanı olmayan kanallarda açılır.
• Görev açmak: "Ayşe'ye cumaya kadar ABC-1001 görsellerini düzelt görevi aç". Görev, Görevler sayfasında kişiye atanmış ve son tarihli olarak açılır.
• Boş bilgileri doldurmak: "ABC-1001 için GTİP ve ölçü bilgilerini doldur". Önizleme hangi alana hangi değerin yazılacağını gösterir.
• Başlık ve açıklama taslağı: "ABC-1001 için n11 başlık ve açıklama taslağı hazırla". Taslak yalnız ürün verinizden hazırlanır; kanala göndermek isterseniz ayrıca onay sorulur.
• Faturaları kanala yüklemek: "faturaları kanala yükle".
• Kargo etiketini yeniden basmak: "10000000001 kargo etiketini yeniden bas". Etiketi Bulutegra'nın ürettiği kanallarda çalışır; diğer kanallarda etiketin pazar yeri panelinden alındığını söyler.

Bu işler panelin rol kurallarına uyar: örneğin Depo rolü fiyat göremez ve değiştiremez, Muhasebe rolü stok değiştiremez. Rolünüzün yapamadığı bir işi istediğinizde asistan kısa bir cevapla bunu söyler.

Neden ve karşılaştırma soruları

• "ABC-1001 Trendyol'da neden yok?" Ürünün o kanalda neden açılmadığını ya da satışta olmadığını kayıtlardan sırayla izleyerek söyler.
• "10000000001 neden aktarılmadı?" Siparişin ERP'ye neden düşmediğini ve ne yapılacağını söyler.
• "ABC-1001 fiyatı neden değişti?" Fiyat geçmişinden son değişiklikleri ve nedenini söyler.
• "Bu hafta geçen haftaya göre nasıl?" Sipariş ve ciroyu kanal kırılımıyla karşılaştırır.
• "ABC-1001 Trendyol ile Hepsiburada karşılaştır" Aynı ürünün iki kanaldaki ilan, stok ve fiyatını yan yana verir.
• "En çok iade gelen ürünler ve sebepleri" İade sebepleriyle birlikte listeler; tam liste için Excel bağlantısı verir.

Günün özeti, öneriler ve kolaylıklar

• Günaydın kartı: Asistanı gün içinde ilk açtığınızda kısa bir özet ve tek tıkla önizlenebilecek işler görünür. Kartı Kapat ile o gün için kapatabilirsiniz.
• Yeni kırmızı uyarı: Otomatik çözümü olan yeni bir kırmızı uyarı çıktığında asistan çözümü önizlemeyi önerir; önizleme yine onayınızla uygulanır.
• Sayfa bağlamı: Bir ürün ya da sipariş sayfasındayken "bunu kapat", "bunun stoğu ne kadar" gibi yazmanız yeterlidir; asistan açık olan kaydı anlar.
• Sesle sorma: Tarayıcınız destekliyorsa yazı kutusunun yanında mikrofon düğmesi çıkar; soruyu söylemeniz yeterlidir.
• Cevap düğmeleri: Her cevabın altında Kopyala, Yararlı ve Yararlı değil düğmeleri vardır. Kopyala cevabın metnini panoya alır. Olumsuz geri bildirim alan cevaplar iyileştirme listesine girer.

Asistanın başlattığı işler İşlemler sayfasında da görünür.

Hesap sahibinin sorabilecekleri

• "uyarıyı çöz": Son bildirimleri canlı olarak yeniden ölçer, sorunu sürenler ve çözülmüş olanlar diye ayırır; sürenler için sebebi ve yapılacakları söyler.
• "yedek tamam mı": Yedekleme durumunu söyler.

Hesabınızda bu sistem soruları açık değilse asistan, sistem işlerinin Bulutegra tarafından izlendiğini ve hesabınızı etkileyen sorunların Bildirimler sayfasına düştüğünü söyler.

Örnek sorular

• "10000000001 siparişi ERP'ye düştü mü?"
• "10000000001 siparisini ERP'ye aktar"
• "ABC-1001 stogu"
• "ABC-1001 hangi kanallarda var?"
• "ABC-1001 n11 stok ve fiyat gönder"
• "bugün kaç sipariş geldi"
• "bu hafta kaç sipariş"
• "kargoya verilecekler"
• "n11'de satışta olup stoğu olmayanlar"
• "n11 onay bekleyen ilanlar"
• "ABC-1001 yeni ürün durumu"
• "ABC-1001 Trendyol'da neden yok?"
• "ABC-1001 fiyatını tüm kanallarda %5 artır"
• "bu hafta geçen haftaya göre nasıl"
• "yardım"

Cevaplayamadığı sorular

Asistan bir soruyu cevaplayamazsa onu sıraya alır ve size bir numara verir. Soru cevaplandığında cevap aynı sohbete yazılır ve size bildirim gelir. Acil bir durumda destek@bulutegra.com adresine yazın.

Rol ve görünüm farkları

• Raporlama rolünde Asistan menüde görünmez.
• Rolünüzün panelde göremediği bir bilgiyi sorarsanız asistan bu bilginin rolünüzde kapalı olduğunu söyler; gerekirse yöneticinize başvurun.
• Yöneticiler ve hesap sahibi sayfanın üstünde Benim sohbetim ve Ekibin soruları seçeneklerini görür. Ekibin soruları ekipteki herkesin sorusunu yazanın adıyla gösterir.
• Demo hesabında asistan kapalıdır; kutuda "Asistan bu hesapta kapalı" yazar.

Bir sorun varsa

• "Asistana ulaşılamadı" bandı çıkarsa sorunuz kutuda kalır; yeniden gönderin.
• Cevap "veri hesabınızda henüz oluşmamış" diyorsa ürün kaynağınızın ya da pazar yeri bağlantınızın kurulumu tamamlanmamış olabilir.
• Cevap beklediğiniz gibi değilse soruyu ürün kodu, sipariş numarası ya da pazar yeri adıyla daha kısa yazın.

İlgili yazılar: İşlemler, Log ve sistem sağlığı, Sipariş akışı: siparişler ERP'ye nasıl ulaşır?, Görevler: panolar, listeler ve kartlar nasıl kullanılır? ve Bildirimler ve uyarılar.