Negatif Stok: Neden Oluşur, Nasıl Kapatılır?

Negatif stok, sistemin "bu üründen elimde eksi üç adet var" demesidir. Fiziksel karşılığı yoktur. Söylediği şey şudur: çıkışlar girişlerden fazla kaydedilmiş, yani kayıt gerçekle ayrışmış.

Bu yüzden negatif stoğu düzeltmek, rakamı sıfıra çekmek değildir. Rakamı sıfıra çekmek belirtiyi siler, sebebi bırakır ve fark bir sonraki dönemde daha büyük olarak geri gelir.

Negatif stok kanalda ne yapar

Sorunu yalnız muhasebe tarafında görmek yaygın bir yanlıştır. Eksiye düşen bir ürünün kanala giden adedi çoğu kurulumda sıfırlanır: ilan satın alınamaz hale gelir ya da tamamen yayından düşer. Görünürlük kaybı anlıktır, geri dönüşü değil. Ürün yayına döndüğünde kategorideki eski sırasına hemen yerleşmeyebilir.

İkinci etki daha sinsidir. Eksiye düşen ürünlerin kanala gitmesi durduğu için sistem o üründe hiçbir güncelleme göndermez; sonraki gerçek stok girişinden sonra bile ilan bir süre eski halinde kalabilir. Bu yüzden negatif stok, "ay sonunda düzeltiriz" denilecek bir kalem değildir.

Sık görülen sebepler

Girişin geç kaydedilmesi

Mal depoya girmiş ama irsaliye ya da giriş fişi henüz işlenmemişse, satışlar mevcut olmayan bir stoktan düşülür. Yoğun sezonda en sık görülen sebep budur ve genelde birkaç gün içinde kendiliğinden kapanır. Kapanmıyorsa giriş hiç kaydedilmemiştir.

Aynı çıkışın iki kez düşülmesi

Sipariş bir kaynaktan, sevkiyat başka bir kaynaktan düşülüyorsa aynı adet iki kez gider. Bu, iki ayrı sistemin paralel çalıştığı kurulumlarda ve entegratör değişimi sırasında sık görülür. Geçiş dönemlerinde her kanalın yazma sahibinin tek olması bu yüzden önemlidir; konu entegratör değiştirirken satış nasıl durmaz yazısında ele alınıyor.

İade edilen ürünün girişinin yapılmaması

İade fiziksel olarak depoya döner ama kayıt açılmazsa stok eksikte kalır. İadenin depoda barkodla kabul edilmediği kurulumlarda bu fark birikir. İade sürecinin uçtan uca nasıl kurulduğu pazaryeri iade yönetimi yazısında.

Sayım farkı

Kayıp, hasar, yanlış raf ve sayım hatası zamanla birikir. Bunlar tek tek küçüktür ama düzenli sayım yoksa yıl içinde görünür hale gelir.

Rezerve stoğun yanlış yönetilmesi

Bekleyen siparişe ayrılan adet, satılabilir stoktan düşülür ama sipariş iptal olduğunda geri eklenmezse stok yavaş yavaş eksiye gider. İptal ve kısmi iade akışlarının stoğa nasıl yansıması gerektiği sipariş iptali ve kısmi iade yazısında anlatılıyor.

Çoklu deponun yanlış toplanması

Kanala giden adet birden fazla deponun toplamıysa, bir depo hesaba katılmadığında ya da iki kez sayıldığında toplam gerçeği yansıtmaz. Hangi deponun hangi kanala açıldığı tanımlı değilse fark sessizce büyür; çoklu depo ve stok yönetimi yazısı bu tanımın nasıl yapıldığını anlatıyor.

Set ve paket ürünler

Tek başına da satılan bir ürün bir sete dahilse, setin satışı bileşenlerden düşmelidir. Bileşen ilişkisi tanımlı değilse set satıldıkça bileşenin gerçek stoğu erir ve bir noktada eksiye geçer. Aynı sorun varyant matrisinde de görülür: stok ürün toplamında tutulup varyant bazında düşülüyorsa hesap tutmaz. Varyant yönetimi yazısı matrisin nasıl kurulduğunu gösteriyor.

Kapatma sırası

1. Dondurun. Düzeltmeye başlamadan önce o ürünün hareketlerini durdurun; hareket ederken yapılan sayım tutmaz.
2. Fiziksel sayım yapın. Gerçek adedi öğrenmeden yapılan her düzeltme tahmindir.
3. Son hareketleri geriye doğru okuyun. Negatife düştüğü ana kadar gidin. Girişler, çıkışlar ve iadeler yan yana konduğunda sebep genelde ilk bakışta görünür.
4. Sebebi yazarak düzeltin. Düzeltme kaydı sebebiyle birlikte tutulmalı. Sebepsiz düzeltme, aynı arızanın tekrar tekrar yaşanmasına yol açar.
5. Kanallara yansıtın. Düzeltme sonrası doğru adedin bütün kanallara gittiğini doğrulayın.
6. İlanın yayına döndüğünü kontrol edin. Adet düzeldiği halde ilan kapalı kalabilir. Kanaldaki gerçek durumu ürün bazında görün, panelde "gönderildi" yazmasıyla yetinmeyin.

Hangi durumda ne olur

Sebebi ayırt etmenin kolay bir yolu, farkın nasıl davrandığına bakmaktır.

• Fark birkaç gün içinde kendiliğinden kapanıyorsa sebep büyük ihtimalle giriş gecikmesidir. Kalıcı bir arıza değil, sıralama sorunudur.
• Fark her satışta büyüyorsa çift düşüm vardır: aynı hareket iki ayrı yerden stoğu azaltıyordur.
• Fark yalnız belirli ürünlerde çıkıyorsa o ürünlerin ortak bir özelliği aranmalıdır: set olmaları, çok depolu olmaları ya da varyantlı olmaları.
• Fark iade yoğun dönemlerde büyüyorsa iade girişleri kayda geçmiyordur.
• Fark sabit duruyor ve büyümüyorsa geçmişte tek seferlik bir olay olmuştur; sayımla kapatılır ve kapanmış kalır.

Tekrarı önleyen üç kural

Girişi çıkıştan önce kaydedin. Depoya giren mal, satışa açılmadan önce sisteme girmelidir. Bu tek kural sebeplerin büyük kısmını ortadan kaldırır.

İadeyi barkodla kabul edin. İade, elle not düşülerek değil ürünün barkodu okutularak kayda geçmelidir. Böylece iade edilen adet otomatik olarak stoğa döner.

Tek çıkış kaynağı tanımlayın. Stoğun hangi olayda düştüğü tek bir yerde tanımlı olmalı. Sipariş anında mı, sevkiyat anında mı? İkisi birden olduğunda çift düşüm kaçınılmazdır.

Aylık mutabakat kontrol listesi

Ay sonunda beş dakikada bakılacak maddeler:

• Eksiye düşen ürünlerin listesi boş mu?
• Sıfıra çok yakın duran ürünlerde son hareket ne zaman kaydedilmiş?
• Ay içinde yapılan stok düzeltmelerinin hepsinde bir sebep yazılı mı?
• İade sayısı ile iade girişi sayısı birbirini tutuyor mu?
• Çoklu depo toplamı, depoların tek tek toplamına eşit mi?
• Kanala giden adetle kaynaktaki adet örnek ürünlerde aynı mı?

İlgili terimler

• Negatif stok — kayıtlı adedin sıfırın altına düşmesi; kayıtla gerçeğin ayrıştığının işareti.
• Tek stok havuzu — bütün kanalların aynı kaynaktan beslenmesi; kaynak eksiye düştüğünde fark her kanala taşınır.
• Mutabakat — iki kaydın karşılıklı olarak tutup tutmadığının kontrolü.
• Stok senkronu — kaynaktaki adedin kanallara gönderilmesi; kaynak yanlışsa yanlış adet de aynı hızla yayılır.

Negatif stoğu görünür kılın

Asıl mesele negatif stoğun oluşması değil, oluştuğunun geç fark edilmesidir. Eksiye düşen ürünler ayrı bir listede durmalı ve o liste boş değilse uyarı üretmelidir. Aylık mutabakatta karşınıza çıkan bir fark, günlük kontrolde iki dakikalık bir işti.

Sayım disiplini ve negatif stok arasındaki ilişki için stok sayımı ve negatif stok hataları, eşik değerlerinin nasıl seçileceği için kritik stok ve tükenme süresi yazılarına bakabilirsiniz.